Privacy

The Japan Times, Ltd. (hereinafter referred to as “the Company”) hereby sets out its privacy policy (hereinafter referred to as “Privacy Policy”) designed to ensure the proper handling of personal information in compliance with the Act on the Protection of Personal Information and the guidelines established by the Personal Information Protection Commission.

This Privacy Policy applies to all handling of personal information by the Company. It does not apply to personal information handled for the purpose of news reporting or writing, but the Company also handles the latter kind of personal information in an appropriate manner consistent with the intent of laws and regulations relating to the protection of personal information.

Acquisition of Personal Information
1. The Company acquires personal information through appropriate and fair means.
2. The website (https://www.japantimes.co.jp/) operated by the Company (hereinafter referred to as the “Website”) is a site that publishes information about the Company and, with the exception of information such as cookies and access logs, does not collect any personal information. The personal information collected on the Website will not be supplemented by information obtained offline or from third parties.
  The Website includes links to several external sites, but no personal information is shared with those sites. The Company takes no responsibility regarding the collection of personal information by sites accessed through links, therefore, please be sure to refer to the details of how sites accessed through links handle personal information.
Use of Personal Information
1. Personal information that is collected will be utilized appropriately for the following purposes.
  
  Customers’ personal information
  - To offer and provide information about products and services handled by the company, campaigns, email magazines, seminars, events and the like
  - To analyze information relating to customers’ browsing and purchase history in order to deliver advertising for new products and services that matches customers’ interests
  - To send purchased goods, thank-you gifts for survey participation, and the like
  - To respond to customers’ inquiries
  - To improve services and develop new services
  - To communicate regarding maintenance or other important information, as required
  - To deal with customers who violate the terms of service
  - To enable customers themselves to modify or delete the services they use or to confirm their usage status
  - To confirm invoices or payments relating to paid services
  - To fulfill purposes ancillary to the above purposes
  Personal information of business clients (officers and employees in the case of corporations)
  - To communicate as required for business purposes
  - To manage client information
  Personal information of job applicants
  - For job screening and communication during recruiting activities
2. The Company will not utilize personal information without the prior consent of the relevant person for any purpose beyond that necessary to fulfill the original purpose of using the information. In the event that the Company wishes to utilize personal information for any purpose beyond that necessary to fulfill the original purpose of using the information, the Company will state explicitly the purpose of using the information and obtain the prior consent of the relevant person.
Security Management
The Company will take necessary and appropriate security measures to prevent illicit access to, loss, tampering or leakage of personal information. The Company will also supervise, as necessary and in an appropriate manner, employees, outsourcing contractors and others who handle the personal information.
Provision to Third Parties
1. Except in the following circumstances, the Company will not provide personal information to third parties, either in Japan or overseas, without the prior consent of the relevant person.
  - When the provision of personal information is based on laws and regulations (including cases based on laws and regulations relating to the protection of private information)
  - When there is a need to protect the life, body or property of a person and it would be difficult to obtain the consent of the relevant person
  - When there is a particular need to improve public health or promote the healthy development of children and it would be difficult to obtain the relevant person’s consent
  - When it is necessary to cooperate with a government organization, local government body or individual entrusted by such entities in performing duties prescribed by laws and regulations and there is a risk that obtaining the consent of the relevant person would interfere with the performance of said duties
  - When a subscriber’s personal information is provided in the course of a business succession due to a merger or other reason
2. The Company may entrust all or part of the handling of the personal information to a subcontractor within the scope necessary to fulfill the purpose of using the information as listed under 2 above. In such cases, the Company will supervise the subcontractor, as necessary and in an appropriate manner, to ensure the secure management of the personal information.

Shared Use

The Company will share use of the personal information in the manner described below.

Personal information submitted when making an inquiry to the Company

1	Personal information that may be shared	Company name, individual’s name, phone number, email address, etc.
2	Entities that may share use of the personal information	The Japan Times, Ltd. News2u Holdings Corporation The Japan Times Agency, Ltd. The Japan Times Cube Inc. The Japan Times Publishing, Ltd. The Japan Times HR, Ltd.
3	Purpose of using the personal information	To enable the Company or other entity that shares the information to provide announcements, send materials or announce new services in order to respond to a customer’s inquiry
4	Corporate name, address, name of official representative of company responsible for managing the personal information	The Japan Times, Ltd. Ichibancho-Daini-TG Bldg. 6F, 2-2, Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo President: Minako Suematsu

Personal information of job applicants provided during recruiting activities

1	Personal information that may be shared	Information related to job applicant, including name, address, age, phone number, email address, academic record, employment history, desired job type, self-introduction, passport or certificate of residence status
2	Entities that may share use of the personal information	The Japan Times, Ltd. News2u Holdings Corporation The Japan Times Agency, Ltd. The Japan Times Cube Inc. The Japan Times Publishing, Ltd. The Japan Times HR, Ltd.
3	Purpose of using the personal information	For job screening and communication during recruiting activities
4	Corporate name, address, name of official representative of company responsible for managing the personal information	The Japan Times, Ltd. Ichibancho-Daini-TG Bldg. 6F, 2-2, Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo President: Minako Suematsu

Cookies and Other Techniques
The Website may use cookies and other techniques (such as web beacons) to collect information on how customers are using the Website.

A cookie is information stored within the website browser (hereinafter “browser”) that the customer uses to access a website.
A customer can use browser settings to display the fact that cookies are being used when the customer visits a website, and to disable the use of cookies. Customers should take note that disabling cookies may limit customers’ use of the Website, for example, by preventing their use of services that require authentication.

The Company uses cookies for the following purposes.
- To maintain an authenticated user’s session
- To offer services tailored to each individual customer
- To display appropriate advertising on other companies’ websites based on how the Company’s Website is used
- To learn how many people use the Company’s Website and how they use it
- To collect analytical information to improve the Company’s services
- To maintain security by requesting customers to reauthenticate if a certain amount of time has elapsed since they first logged in
Based on arrangements with the sites of other companies subcontracted to distribute the Company’s advertising, the Company may store and reference its cookies on other companies’ websites.

A web beacon is a technique used to identify specific information on a user’s browser, such as the user’s cookie information, the date and time a page was displayed, and information about the page on which the web beacon was installed. Web beacons can be disabled by rejecting the relevant cookies.
Access Log
The Website automatically collects browsing statistics for the purpose of managing the Website and analyzing usage. This enables the Company to obtain statistical data regarding IP addresses, pages visited, the amount of time spent on each page, URLs entered immediately prior to accessing each website, page transition trends, and operating systems. Although the use of this information does not involve linking to personal information, IP addresses and other information may be used to help detect so-called blog spammers and the like.Google Analytics
To improve quality, the Website uses Google’s Google Analytics. Google Analytics employs cookies to collect, record and analyze information regarding visits to the Company’s website. Data collection and processing are handled by Google Analytics. See the following sites for Google Analytics Terms of Service and Google’s Privacy Policy.

Google Analytics Terms of Service

Google’s Privacy Policy
Requests for Disclosure of Personal Information
When the Company receives a request for notification of the purpose of use, or for disclosure, correction, supplementation, deletion, cessation of use, removal or cessation of provision to a third party of personal data that could be used to identify the person making the request, the Company shall respond promptly, after confirming the identity of the person making the request, in accordance with laws and regulations regarding protection of personal information and the Company’s prescribed procedures. See 9 (Contact for Inquiries and Complaints regarding Personal Information) below for specific information on how to submit requests.
Contact for Inquiries and Complaints regarding Personal Information
The Company has established a desk for receiving inquiries and complaints regarding the handling of personal information and will respond to such requests promptly and in an appropriate manner. The procedure for submitting inquiries is described below. Please note that the Company cannot respond to requests made by telephone or by persons who visit the Company’s premises.

Inquiries submitted via website
Inquiry form

Inquiries submitted via mail
Address:
Personal Information Inquiries Desk
The Japan Times, Ltd.
Ichibancho-Daini-TG Bldg. 6F,
2-2, Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102-0082
Procedure for Requesting Disclosure, etc.
1. When requesting notification of the purpose of using retained personal data or requesting disclosure, correction, supplementation, deletion, cessation of use, removal, cessation of provision to a third party or disclosure of records of provision to a third party of retained personal data, please download the request form as shown below, complete the necessary items, enclose the identity verification documents indicated below, and mail your request to the Personal Information Inquiries Desk.
  Request for Correction, Supplementation, Deletion, etc., of Retained Personal Data (PDF)
  
  Request for Notification of Purpose of Use of Retained Personal Data and Disclosure, etc. (PDF)
  - One identification document from the following list (must display your name, current address and date of birth):
    Copy of driver’s license, passport, residence card, My Number card (front side) or other public document that includes a photo of your face
    Or
    Two identification documents from the following list:
    Copies of health insurance card, pension handbook or other public document that does not include a face photo, copy of certificate of residence (juminhyo), seal registration certificate (not a copy)
  - If requesting through a representative, in addition to the aforementioned request form and identification documents for yourself, the representative must also submit one or more identification documents for him/herself, as specified above, together with a written power of attorney.
2. Fee and method of payment
  When requesting “notification of purpose of using retained personal data,” “disclosure of retained personal data” or “disclosure of records of provision to a third party,” the fee is ¥500 for each application. Please enclose a ¥500 postal money order with your request. If you are submitting multiple requests in the same envelope, please include a sufficient amount to cover the combined fee for all requests.
  
  For requests relating to correction, supplementation, deletion, cessation of use or removal of retained personal data and requests for cessation of provision to a third party, there is no fee.
3. Method of replying
  - Requests for disclosure of retained personal data or disclosure of records of provision to a third party
    We will reply using the method selected by the applicant on the request form. If no method has been selected, we will reply using a method of our choosing.
    Requests received by mail:
    The reply will be sent by simplified registered mail to the address shown on the identification document(s) submitted by the applicant. Please affix sufficient postage to a self-addressed stamped envelope and enclose it with the request form.
    
    Requests submitted by electronic means:
    The reply will be sent in the form of a PDF file attached to an email transmitted to the address shown on the request form.
  - Requests for other types of information
    We will reply using a method of our choosing.
4. Purpose of using acquired personal information
  Personal information acquired through inquiries, complaints or requests for disclosure made to the Company will only be used to confirm the identity of the individual concerned or that person’s representative and only to the extent necessary to respond to the request. Documents sent to the Company will not be returned. Once the process of replying has been completed, the Company will take appropriate steps to manage and destroy the information.
5. Reasons for not disclosing
  The Company will be unable to respond to requests if any of the following apply: the request does not meet the requirements specified in the aforementioned procedure for requesting disclosure, etc.; the Company deems the request to be unreasonable based on the findings of an investigation; the Company believes it has reasonable grounds for not acceding to the request based on laws and regulations. The Company will communicate without delay to the person making the request its decision on whether it intends to meet the request for disclosure, etc. The Company will not refund the aforementioned fee in the event of a decision not to make the requested disclosure or not to provide notification of the purpose of using personal information.
  If the subject of the request refers to matters that are handled by the Company for the purpose of news reporting or writing, the Company will be unable to respond to the request even if it involves personal data.
Revision of Privacy Policy
This Privacy Policy may be revised in order to strengthen protection of personal information or because of changes in the law. Any revision of the Privacy Policy will be posted and announced on the Website. Please review the Privacy Policy periodically.
Precedence of Japanese Version of Privacy Policy
This Privacy Policy was originally prepared in the Japanese language. In the event of any discrepancy between the English-language version and the Japanese-language version regarding the interpretation of the Privacy Policy, the Japanese-language version shall take precedence.
Name of Business Operator, Address, Name of Official Representative
News2u Holdings Corporation
Ichibancho-Daini-TG Bldg. 6F,
2-2, Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo
President: Minako Suematsu

Revised June 1, 2022

株式会社ジャパンタイムズ（以下「当社」といいます）では、個人情報保護法および個人情報保護委員会の定めるガイドライン等を遵守し、個人情報の適正な取扱いを確保するために、ここにプライバシーポリシー（以下「本プライバシーポリシー」といいます）を定めます。

本プライバシーポリシーは、当社の個人情報の取扱いの一切について適用されます。また、報道・著述目的で取り扱う個人情報に対しては適用されませんが、当社は、個人情報保護に関する諸法規の趣旨を尊重し、これらの個人情報も適切に取り扱います。

個人情報の取得
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個人情報の利用
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  ＜お客様の個人情報＞
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安全管理
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第三者への提供
1. 当社は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を国内および海外の第三者に提供いたしません。
  1. 法令等に基づく場合（個人情報保護に関する諸法規に基づく場合を含みます。）
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
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2. 当社は、上記2の利用目的の達成に必要な範囲内において、業務委託先に対して個人情報の取扱いの全部または一部を委託することがあります。この場合、当社は、個人情報の安全管理が図られるよう、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

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４	個人情報の管理について責任を有する者の名称、住所、代表者の氏名	株式会社ジャパンタイムズ東京都千代田区一番町2-2　一番町第二TGビル6F 代表取締役　末松弥奈子

採用活動に対して提供される応募者の個人情報

１	共同して利用される個人情報の項目	氏名、住所、年齢、電話番号、メールアドレス、学歴、職歴、志望職種、自己PR、パスポート・在留資格証の情報等の採用応募者に関する情報
２	共同して利用する者の範囲	株式会社ジャパンタイムズ株式会社ニューズ・ツー・ユーホールディングス株式会社ジャパンタイムズエージェンシー株式会社ジャパンタイムズキューブ株式会社ジャパンタイムズ出版株式会社ジャパンタイムズHR
３	利用する者の利用目的	採用活動における審査およびご連絡のため
４	個人情報の管理について責任を有する者の名称、住所、代表者の氏名	株式会社ジャパンタイムズ東京都千代田区一番町2-2　一番町第二TGビル6F 代表取締役　末松弥奈子

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ウェブサイトでの受付
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  保有個人データの訂正、追加、削除等の請求書 (PDF)
  
  保有個人データの利用目的の通知および開示等の請求書 (PDF)
  - ご本人確認書類（ご本人の氏名・現住所・生年月日が記載されていることが必要です）
    1点のみで受付できるもの
    運転免許証、パスポート、在留カード、マイナンバーカード（表面のみ）など顔写真がある公的書類のコピー
    
    2点セットで受付できるもの
    健康保険の被保険者証、年金手帳など顔写真の無い公的書類のコピー
    住民票の写し、印鑑登録証明書（コピー不可）
  - 代理人を通じて請求される場合は、上記の請求書およびご本人確認書類に加え、代理人ご自身の上記と同じご本人確認書類および委任状をお送りください。
2. 手数料およびお支払方法
  「保有個人データの利用目的の通知」、「保有個人データの開示」または「第三者提供記録の開示」をご請求される場合は、１件の申請につき、500円の手数料を申し受けます。500円分の郵便定額小為替を請求書に同封してお送りください。
  なお、１通の請求書で複数のご請求をされる場合はご請求の件数に応じた合計額をご負担ください。
  
  「保有個人データの内容の訂正、追加、削除、利用停止、消去」および「第三者提供の停止」のご請求には、手数料はかかりません。
3. 回答方法
  1. 保有個人データまたは第三者提供記録を開示する場合
    請求書でご本人が選択された方法で回答します。ご選択が無い場合は当社が選択した方法にてご回答します。
    
    ご郵送による場合：
    ご提出いただいたご本人確認書類に記載された住所宛てに簡易書留郵便でご郵送します。返信用封筒に簡易書留郵便に必要な切手を貼り、宛名を記してご請求書類と一緒にお送りください。
    
    電磁的記録による提供の場合：
    請求書に記載されたメールアドレス宛てにPDFファイルを添付して送信します。
  2. その他の回答の場合
    当社が選択した方法にてご回答します。
4. 取得した個人情報の利用目的など
  当社へのお問い合わせ、苦情、または開示等のご請求に関して取得した個人情報は、ご本人または代理人の確認や、回答等のご請求の対応に必要な範囲でのみ取り扱います。提出いただいた書類は返却いたしません。回答が終了した後、当社にて適切に管理、廃棄させていただきます。
5. 不開示事由
  上記に定める請求方法の要件を満たしていない場合、調査結果に基づき請求内容が不当と認められた場合、または法令等に基づき当社が相当な理由があると判断した場合は、請求に応じることはできません。開示等の実施、不実施については、ご請求のあったご本人に対して遅滞なくご連絡いたします。なお、不開示および利用目的の不通知の場合についても上記の手数料はお返しできません。
  請求対象が報道や著述を目的として当社が取り扱っている場合は、個人データであってもご請求にはお答えできません。
プライバシーポリシーの改定
本プライバシーポリシーは、個人情報の保護を強化するため、または法律の変更等に伴い、改定されることがあります。本プライバシーポリシーを改定した場合には、本ウェブサイトにて掲載、告知を行います。定期的にご確認ください。
日本語版ポリシーの優先的適用
本プライバシーポリシーの原文は、日本語によって記載されています。英語版と日本語版で本プライバシーポリシーの解釈に相違が生じた場合は、日本語の原文を優先的に適用します。
事業者の名称・住所・代表者の氏名
株式会社ジャパンタイムズ
東京都千代田区一番町2-2 　一番町第二TGビル6F
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